今までは請求書などの会計書類は紙で印刷したものを保管できましたが、2024年1月1日以降は電子帳簿保存法の要件に則って一定の条件を除き電子保存する必要があります。
各企業の管理部などは、会計書類の保存方法について見直しを進めていると思いますが、電子帳簿保存法に対応したサービスを調べていると、英語など多言語対応したサービスはとても少ないのが現状です。
電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」と言い、英語では「Law on Book and Record Keeping through Electronic Methods」と言います。
外国人（英語圏）への説明のポイント
請求書等の会計書類の電子保管が必要な旨を伝える
今までも請求書などに関しては保管が必要なことは認識しているとは思いますが、今後は一定の条件を除き電子保管が必要になります。
紙で請求書等を受理する事も少なくなると思いますが、紙で受け取った場合はスキャンして保管が必要になります。
さらに、メールに添付された請求書や電子契約サービス経由で受領した契約書なども電子帳簿保存法の要件に沿って保管が必要になる旨を伝えましょう。
遅くても2か月+7営業日以内に記録・保存が必要
前項で説明した保管する請求書などの会計書類に関しては、遅くとも2か月+7営業日以内に記録・保存が必要になります。
保存とはサーバー上にただ保存すれば良いわけではなく、真実性、可視性を確保した状態で記録・保存が必要になります。
具体例で言うと、2か月+7営業日以内にタイムスタンプを付与してくださいというご説明になるかと思います。
書類を電子保管する時にはファイル名に注意
電子帳簿保存法の電子取引要件では、電子的にやり取りしたファイルを主要3項目で検索できる必要があります。
OCRなどを利用することで、検索に必要な名称月のデータ作成・検索が可能な状況にできるのであれば問題ないのですが、OCRの読み取りの精度などの問題があり検索値を手動で記録・付与するケースも多いのが現状です。
その場合、社内のルールに沿って、ファイル名について説明する必要があります。
電子保存した書類の編集削除時の対応
前項まででご紹介した通りに電子保存した書類を、修正や削除したい際には必ず社内ルールに沿って行うように説明が必要になります。
勝手に差し替えたりできない旨を伝えた上で、適切な運用体制を整備していきましょう。
eラーニングなどの活用
社内で勉強会を開いたりする際、eラーニングなどを活用して英語で電子帳簿保存法について学ぶことも選択肢の一つになりそうですね。
英語で使えるクラウドサービス
ファイブテクノロジー株式会社が提供するオンラインストレージサービス「5Storage」
は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しております。
サービスは多言語対応されており、英語はもちろんのこと中国語にも対応。
さらにはベトナム語、インドネシア語、ミャンマー語、カンボジア語、マレー語、タイ語、スペイン語、韓国語にも順次対応予定となっております。
サービスを利用するにあたり、操作動画も提供されており、こちらも多言語対応予定なので、安心してご利用いただけます。
是非ご検討下さい。
