経理部での5つの活用方法

STEP

システム管理者が経理担当者を登録

5Storageに実際にご利用いただく経理担当者のユーザー登録を行います。この時に、経理担当者を管理者で登録することをおすすめいたします。

STEP

タイムスタンプフォルダに保管用のフォルダを作成

5Storageの中のタイムスタンプフォルダに、保管用のフォルダを作成いたします。新規のフォルダ作成は自由に行うことができます。フォルダ名は年度で作成することをおすすめいたします。

STEP

請求書・領収書等のPDF化

５Storage上に保管する請求書などのデータが紙の場合、スキャンなどを行ってPDFデータにします。一回にアップロードできるPDFデータは10ファイルまでなので、小まめにアップすることをおすすめいたします。

STEP

タイムスタンプフォルダにPDFファイルを追加

タイムスタンプフォルダにドラッグアンドドロップでPDFデータをアップします。次の手順を踏んでタイムスタンプの付与がされます。

1. 画面の指示に従って日付、取引先名、金額、付加情報を入力
2. 請求書の場合は、インボイス番号のチェック（国税庁のAPI連携）
3. タイムスタンプが自動的に付与（期限：10年間）

STEP

取引先の承諾を得る

取引先に請求書の受け渡しをネット（５Storage)上で実施すること承諾していただきます。

STEP

取引先を５Storageに登録

取引先を5Storageにユーザー登録いたします。

STEP

共有フォルダに受渡し用のフォルダを作成

5Storageの中の共有フォルダに、受け渡し用のフォルダを作成いたします。新規のフォルダ作成は自由に行うことができます。フォルダ名は年度で作成することをおすすめいたします。

STEP

請求書のファイル名を以下のとおりに依頼

ファイル名を「yyyymmdd_取引先名_金額.pdf」にしていただくように依頼します。このファイル名は、電子帳簿保存法に沿ったフォルダ名になります。

STEP

請求書を受け取る

請求書が共有フォルダにアップされたらメールが約10分後に経理担当者宛に到着いたします。

STEP

請求書を保管する

経理担当者は、取引先がアップした請求書を確認後、操作メニュー で『タイムスタンプフォルダにアップロードする』を実行し、保管を完了します。

STEP

顧客の承諾を得る

顧客に請求書の受け渡しをネット（５Storage)上で実施すること承諾していただきます。

STEP

顧客を５Storageに登録

顧客を5Storageにユーザー登録いたします。

STEP

共有フォルダに送信用のフォルダを作成

5Storageの中の共有フォルダに、送信用のフォルダを作成いたします。新規のフォルダ作成は自由に行うことができます。フォルダ名は年度で作成することをおすすめいたします。

STEP

ファイル名を以下のとおりにして請求書をアップする

ファイル名を「yyyymmdd_取引先名_金額.pdf」にして送信用フォルダにアップします。このファイル名は、電子帳簿保存法に沿ったフォルダ名になりますので、その旨連絡しておくことをおすすめいたします。

STEP

顧客にメールが到着

請求書を共有フォルダにアップしましたら、メールが約10分後に顧客宛に到着いたします。

STEP

顧問税理士の承諾を得る

顧問税理士に画面共有をネット（５Storage）上で実施すること承諾していただきます。

STEP

顧問税理士を5Storageにユーザー登録

顧問税理士を5Storageにユーザー登録いたします。

STEP

共有フォルダに必要なフォルダを作成

• 5Storageの中の共有フォルダに、必要に応じてフォルダを作成いたします。（ex.：月次決算数字、月次決算関連資料、年末調整、過去の決算資料）
• 必要に応じてメッセージ機能を利用して、メッセージを作成します。（ex.：記帳確認、税制改正のポイント）
• 必要に応じてタイムスタンプフォルダを作成いたします。（ex.：2023年など年度毎のフォルダ名）

STEP

顧問税理士と画面（データ）を共有しながら月次決算業務や年次決算業務を実施

ZOOMやTermViewerなどのツールを使用することで更に利便性が向上いたします。

STEP

社員にお知らせ

社員に経費精算等のデータの受け渡しをネット（５Storage)上で実施すること依頼します。

STEP

社員を５Storageに登録

社員を5Storageにユーザー登録いたします。

STEP

共有フォルダに社員ごと受渡し用のフォルダを作成

5Storageの中の共有フォルダに、社員ごとに受け渡し用のフォルダを作成いたします。

STEP

社員から経費精算データを共有フォルダにアップ

ファイル名を「yyyymmdd_取引先名_金額.pdf」にしていただくように依頼します。経費精算データをスマホで撮影してアップできる機能を近日リリース予定です。

STEP

経費精算データを受け取る

経費精算データが共有フォルダにアップされたらメールが約10分後に経理担当者宛に到着いたします。

STEP

経費精算データを保管する

経理担当者は、社員がアップした経費精算データを確認後、操作メニュー で『タイムスタンプフォルダにアップロードする』を実行し、保管を完了します。