【2024年版】レターパック料金値上げ！契約締結は電子化で郵便料金削減！

2024年10月から郵便料金の大幅値上げが実施されることとなり、それに伴いレターパックも値上げが検討されております。

企業では、契約締結の際にレターパックを利用されている事も多いのではないでしょうか。

郵便料金30％ほどの値上げが見込まれている中、今回の値上げはレターパックを多用している企業には大きな影響が出てきます。

この記事では、契約締結によるレターパック代をゼロにする方法をご紹介させていただきます。

契約締結をデジタル化

企業で紙による契約締結をされている場合は、デジタル化する事で郵便料金を削減することができます。

電子契約は効力があるの？と疑問を持たれる方もおりますが、電子契約により締結した契約書も、紙の契約書に署名捺印をしたものと同等の法的効果が電子署名法第3条により保証されています。ただし、電子的に作成した文書は、改変や改ざんが容易なため、これらを防止する仕組みを備えることが求められます。

「ドラッグして新規署名ボックスを作成」ボタンをクリック、または「証明済み文書として保存」ダイアログボックスが表示された場合は、「OK」をクリック。
署名を追加する箇所をドラッグして選択。（署名フィールドに電子署名する場合は、この操作は不要。）
デジタル ID の設定を行っていない場合は「署名に使用するデジタル ID の設定」ダイアログボックスが表示されます。ここでデジタル ID を Acrobat /Acrobat Reader に設定。設定するデジタル ID を3 種類から選択し、「続行」ボタンをクリック。
必要に応じて署名の表示方法や文書のロック設定の編集を行い、デジタル ID 作成時に設定した PIN またはパスワードを入力して「署名」ボタンをクリック。
電子署名の追加完了。

電子証明書を付与した形で締約締結を進めたい場合は、電子認証局との契約が予め必要になります。

そして、その電子認証局は大きく分けて2種類あり、用途や費用によってどこで契約を進めるかを検討する必要があります。

パブリック認証局は公に認められている認証局で、第三者の立場で電子証明書を発行する機関です。

日本国内では、法務省が運営する認証局のほかに民間企業が運営する認証局があります。

利用料金がかかりますが、第三者的な立場で電子証明書を発行してくれるので、よりセキュリティ性・非改ざん性が高いというメリットがあります。

Webブラウザ（Microsoft EdgeやGoogle chromeなど）で電子証明書が付加されているデータを閲覧する場合も、ほとんどのブラウザはパブリック認証局が発行する電子証明書に対応しているため、スムーズに閲覧が可能です。

プライベート認証局とは、その名のとおり個人や企業が独自に開設した認証局のことです。

前項で紹介したAdobe Acrobatを利用した電子署名の方法はこちらに該当します。

Adobe Acrobatの証明書署名について詳しく知りたい方は、下記のページをご覧下さい。

電子契約の際に電子署名とともに必要になるのがタイムスタンプです。

タイムスタンプとは、電子文書が改ざんされていない、原本であることを証明する技術です。タイムスタンプは、第三者機関であるTSA（Time-Stamping Authority：時刻認証業務認定事業者）が発行するため、発行後の変更や書類の有無を隠すことができません。

そのため、電子文書にタイムスタンプが付与されると、付与された時刻に書類が存在していたことや、付与時刻以降は書類が変更されていないことが証明されます。

タイムスタンプを発行しているサービスは多くあります。

使い方についてもそれぞれで、料金についても様々です。

今回ご紹介する5Storageは、タイムスタンプフォルダにPDFを入れるだけでタイムスタンプが付与されるという優れもの！

しかも、タイムスタンプは従量課金制という料金体系のサービスも多い中、5Storageは追加料金なしの無制限でご利用いただけます。

前項でご紹介した5Storageは、タイムスタンプ無制限でご利用いただけるオンラインストレージサービスです。

利用ユーザー数無制限でご利用いただけるので、契約締結したい相手とフォルダを共有してご利用いただけます。

締結したい契約書を郵送することなく、タイムスタンプ付きのフォルダを使う事によって契約締結が可能となります。

今なら無料トライアル実施中なので、一度お試ししてみてはいかがでしょうか。