電子帳簿保存法は2022年1月1日に改正されました。
これによりさまざまな企業や事業者において、電子データで保存している書類やメールなど電子取引している書類の保存方法の見直しや変更をする必要があります。
しかし、2023年12月31日までは猶予期間とされています。
本記事で押さえたいポイントは2つ
- そもそも電子帳簿保存法とは
- 猶予期間のうちに準備できることとは
それでは説明いたします。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は1998年に制定されました。特定の帳簿書類を一定の要件のもとで電子データ保存することを認めた法律です。また電子取引されたデータの保存方法についても電子データで保存するように定められています。
対象となる書類
対象となる書類は以下のものがあります。
- 国税関係帳簿
法人税法や所得税法といった国税に関する法律により保存が義務付けられている帳簿。
- 国税関係書類
国税関係書類は決算関係書類と取引関係書類のことを指します。
- 決算関係書類
貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など。
- 取引関係書類 受領したもの、自身が発行した控えの両方が対象。
見積書、請求書、納品書、注文書、領収書など。
- 電子取引 電子データのままの保存か必要。
メールやクラウドサービス、ペーパーレスFAX、EDIシステムを使用してやり取りした、見積書や請求書など。
クレジットカード、交通系ICカードの利用明細、ホームページからダウンロードした請求書などのPDFファイル、DVDなどの記憶媒体を使ったデータのやり取りも電子取引に該当します。
2022年の改正で変わったこと
電子帳簿保存法はこれまでに何度も改正されてきましたが、2022年1月にも改正されました。どう改正されたのか、大きく３つの区分に分けて説明いたします。
電子帳簿等の保存
電子帳簿等の保存に関しては改正されたことにより大幅な緩和がされました。
ではどんな措置がされたのか、詳細は以下のようになります。
- 税務署長への事前承認制度の廃止
⇒これまでは保存する際に税務署長の事前承認が必要でしたが、事業者の負担を軽減するため、廃止となりました。
- 改正前の保存要件を満たした「優良な電子帳簿」への措置
⇒改正前の保存要件を満たした「優良な電子帳簿」とみなされ事前の申請を行っていれば、不正が発覚した際の重加算税が5％に軽減されます。
スキャナ保存の要件緩和
電子帳簿等の書類は要件を満たしていればスキャナやスマートフォンで読み取り、画像データとして保存が可能です。スキャナ保存においても以下のような緩和がされました。
- 税務署長への事前承認制度の廃止
⇒これまでは保存する際に税務署長の事前承認が必要でしたが、事業者の負担を軽減するため、廃止となりました。
- 事務処理要件の廃止
⇒相互けん制や、定期的な検査、再発防止策の社内規定整備が不要になります。
- タイムスタンプ付与までの期間が変更
⇒２カ月＋7営業日以内になります。
上記期間内に訂正や削除の履歴が確認できるシステムに保存する場合、タイムスタンプが不要になります。
- 検索項目が変更
⇒取引年月日・取引金額・取引先の3項目になります。
電子取引データの保存
電子取引データに関しては以下のような変更がされました。
- 電子取引データを印刷して紙媒体で保存することは原則不可
⇒2年間の猶予期間が設けられており、その間は紙媒体での保存も可能でした。
しかし猶予期間は2023年12月31日で終了するため、猶予期間以降は完全に不可になります（今後変わる可能性もあります)。
- 電子データの保存可能要件の変更
⇒電子データの状態で訂正や削除履歴が残る形で保存。検索要件などを満たして保存する必要があります。 - タイムスタンプ付与までの期間が変更
⇒2カ月＋7営業日以内になります。
上記期間内に訂正や削除の履歴が確認可能なシステムに保存する場合、タイムスタンプが不要になります。 - 検索項目が変更
⇒取引年月日・取引金額・取引先の3項目になります。
ただし、基準期間の売上高1000万円以下の事業者は税務署からのダウンロード要請に応じる場合、すべての検索要件が不要になります。
猶予期間は2023年12月31日まで
電子帳簿保存法は2022年1月1日に改正され、2023年12月31日までは猶予期間とされています。この猶予期間中は紙媒体での保存も認められていましたが、それも年内で終了してしまいます。
ではこの猶予期間が終わるとどうなるのか、そしてこの猶予期間のうちにやっておくべきことを説明いたします。
猶予期間が終わるとどうなるのか
12月31日を過ぎて、電子帳簿保存法に反していることが発覚した場合は『重加算税10％の加重』という措置がとられるようになります。
重加算税は国に申告する書類上で隠蔽や仮装が発覚した際にペナルティとして課せられる付帯税です。
猶予期間のうちに準備できること
猶予期間の準備できることはいくつかあります。大きく３つに分けて説明いたします。
- 現状を把握する
現在、電子帳簿保存法に該当する書類等がどのように保存されているのか確認し、現状を把握しましょう。また、該当する書類等で電子データとして保存されていない書類があれば、猶予期間内に電子帳簿保存法に基づき保存し直す必要があります。
- 電子帳簿保存法に基づき、データの保存方法や運用ルールを定めて、情報共有
電子帳簿保存法は不正があった際、罰則が科せられます。不正防止のためにも保存方法や運用ルールを定めて、情報を共有する必要があります。
- 相談窓口を決めておく
電子帳簿保存法は、経理や税務、システムや情報統制など様々な面が絡み合っているため、第三者の相談窓口があると安心です。
経理面や税務のことであれば顧問税理士ですしシステム面のことであればシステム会社やコンサル会社など、それぞれの視点で相談できる窓口があると良いでしょう。
まとめ
今まで、電子帳簿保存法についてあまり知らず、今年になって「年内になんとかしなきゃ！」と思った方も多いのではないでしょうか。
今後、社会の電子化やペーパーレス化はさらに進むと考えられます。
また、会計ソフトの導入を検討してみるのもおすすめです。電子帳簿保存法に適用した会計ソフトの導入は書類の管理業務の効率化や、コスト削減、そして内部統制の強化がメリットとしてあげられます。
電子帳簿保存法にどう適用していくかだけではなく、今後も進む電子化について業務の効率化やコスト削減など、様々な点での検討が必要となってくるでしょう。
